Quais as regras de etiqueta para usar o WhatsApp no trabalho e como ela pode destacar as equipes

Estudos apontam que o WhatsApp tem 2 bilhões de usuários ativos no mundo. Cerca de 100 milhões de mensagens são enviadas todos os dias. Essa ferramenta deixou de ser apenas um meio mais ágil de comunicação para tornar-se parte da rotina diária das pessoas na vida pessoal e no trabalho. Com seu alcance, é hoje um canal poderoso de vendas e de relações corporativas.

Um estudo recente realizado pela Infobip, plataforma de comunicação omnichannel, e desenvolvida pela empresa de pesquisas Opinion Box em parceria com o site de notícias Mobile Time, revela que 80% dos usuários de WhatsApp no Brasil utilizam o serviço para se comunicar com as marcas. As principais finalidades para o uso deste aplicativo é a busca por informações (82% dos entrevistados), suporte técnico (68%) e a compra de produtos e serviços (57%).

Mas diante disso, quais são os limites dessa comunicação? Quais as regras de etiqueta para se comunicar no meio corporativo pelo WhatsApp e que podem ajudar a trazer destaque entre a equipe?

Considerada uma das maiores especialistas em Comunicação Corporativa do país, Juliana Algodoal, PhD em Análise do Discurso em Situação de Trabalho – Linguística Aplicada e Estudos da Linguagem e fundadora da empresa Linguagem Direta, dá dicas de qual o melhor comportamento e como o uso correto da plataforma pode ser um aliado importante para trazer destaque e sucesso nos grupos de trabalho do WhatsApp:

Regras de etiqueta: criar regras claras

Isso evita discussões não pertinentes que descaracterizam a real função da ferramenta que é prover agilidade na troca de ideias, informações e resolução de problemas. ‘O combinado não sai caro’ e esse é o melhor benefício para os grupos que criam e respeitam as regras elaboradas para atingir os propósitos. Isso impede comunicação desnecessária e perda de tempo que atrapalham os objetivos.

Regras de etiqueta: temas polêmicos

Trazer temas que não têm relação com o intuito do grupo certamente o tornará mais desinteressante e menos funcional. O administrador do grupo deve estar atento para que os comportamentos individuais estejam alinhados com o objetivo de trabalho do grupo. Discussões sobre política, religião, futebol etc. devem acontecer em grupos mais descontraídos e que não foquem no trabalho.

Regras de etiqueta: envio de áudio

Nem sempre as palavras escritas traduzem a mensagem que queremos passar. O áudio é garantia de entendimento, pois carrega a emoção, a entonação e enfatização necessárias nas mensagens. O alerta aqui é para a objetividade. É preciso ser claro e mandar mensagens ágeis, curtas e assertivas. Enviar mensagens longas, daquelas que são quase um ‘podcast’, pode denunciar sua falta de objetividade para tratar das questões de trabalho. Faz a ferramenta perder seu principal efeito.

Regras de etiqueta: acelerar as mensagens de áudio

Para as mensagens que parecem nunca ter fim, prolixas e carregadas nos detalhes, a aceleração – que chega a dobrar a agilidade do áudio, por um lado ajuda a agilizar, mas por outro faz perder a qualidade do entendimento da mensagem. Os atributos de emoção, entonação ficam totalmente comprometidos.

Regras de etiqueta: as interpretação das mensagens

Graças à comunicação ágil o feedback é instantâneo. Por meio do WhatsApp, as pessoas se sentem forçadas a emitir uma opinião sensata e veloz. A forma como agem podem levar a julgamentos além do grupo. Porém, como em todos os demais meios de comunicação, é importante opinar e se expressar, mas é importante sempre elaborar as respostas para evitar soluções e sugestões imediatistas e inconsequentes.

É importante lembrar que nesse meio, o profissional também está sendo avaliado, como se estivesse no ambiente presencial de trabalho. É preciso ponderar a hora certa de opinar e, principalmente refletir se o conteúdo da mensagem condiz com a finalidade do grupo.

Regras de etiqueta: primeiro contato individual

Para uns, fazer um primeiro contato pelo WhatsApp é uma rotina na construção dos relacionamentos profissionais, para outros é uma espécie de invasão que pode impactar de forma negativa no relacionamento profissional. A indicação nesse caso, é fazer uma breve apresentação e perguntar se esse é o melhor canal para a abordagem. Essa é a forma mais educada e segura de estabelecer o primeiro contato por este meio.

Regras de etiqueta: identificador de visualização de mensagem

Muitas pessoas desabilitaram essa informação porque ela pressupõe um controle individual por terceiros nada bem-vindo. Mas o que é o controle nos dias de atuais? Sua visualização no aplicativo está desabilitada, porém é possível saber o horário do seu último post nas redes sociais, por exemplo.

É preciso pesar os prós e os contras de se proteger nessa questão. Porém, cada caso vale uma análise. No meio profissional, a ideia de usar o aplicativo é agilizar a comunicação em prol de uma entrega cada vez mais eficiente e esse recurso pode ajudar- e muito- no planejamento de ações e para agilizar soluções. Estar disponível pode transparecer a receptividade e a urgência com que os temas relacionados ao trabalho são tratados por você.

Regras de etiqueta: fake news

Esse é o alvo principal de inúmeras brigas e confrontos que ocorrem em grupos. A melhor solução para notícias postadas por integrantes dos grupos é, em primeiro lugar, praticar as técnicas da comunicação não-violenta. Ao invés de desmentir ou iniciar uma discussão, é importante questionar a origem da notícia, de forma sensível e educada. Na sequência, reforçar a importância de buscar informações em fontes seguras e de domínio público, que tenham credibilidade.

A responsabilidade de quem comunica é comunicar e isso deve ser feito de forma responsável. A presença do gestor da equipe no grupo tem um papel importante de intermediar esses questionamentos para que não se transforme em brigas, causando mal-estar na equipe. Para isso, a regra do grupo é sempre a melhor proteção.

Regras de etiqueta: contato individual

Fazer um contato individualmente, sem utilizar o grupo pode ser mal interpretado se não explicado. Já é fato que ao chamar no “privado” ou individual pode ter um tempo de resposta bem mais rápido. Mas, para isso não parecer uma atitude descolada do grupo ou inoportuna é preciso comunicar os motivos que levaram a essa opção, sempre de forma clara a e objetiva.

Regras de etiqueta: descontrair é preciso

Sempre haverá um momento de descontração nas rotinas corporativas. Isso é saudável. Aproxima a equipe e gera mais engajamento, especialmente nesse momento atual, quando os encontros presenciais não são tão possíveis como antes. Porém, ainda assim é um ambiente corporativo e as brincadeiras, figurinhas e memes que circulam devem ter horário apropriado e muito respeito a todos os participantes.

“A maior dificuldade das pessoas está em estabelecer um limite entre o público e o privado nas conversas por WhatsApp. Esse aplicativo desperta a sensação de urgência e a comunicação é mais frequente e intensa. Por isso, é preciso estar atento à comunicação, ela é o principal representante do profissional que integra o grupo e por isso passamos a precisar conhecer e estar mais sensível para a forma de escrever e falar nesse meio. Quando a comunicação é clara as equipes se sentem mais confiantes e se tornam mais produtivas. É por aí que seremos avaliados e quando bem-feita essa comunicação pode nos trazer bons reconhecimentos e destaque em nossas equipes”, destaca Juliana Algodoal.

Considerada uma das maiores especialistas em Comunicação Corporativa do país, Juliana Algodoal é PhD em Análise do Discurso em Situação de Trabalho – Linguística Aplicada e Estudos da Linguagem e fundadora da empresa Linguagem Direta*.

Acumula mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de projetos que buscam aprimorar a interlocução no ambiente empresarial – tendo como clientes grandes companhias, como Novartis, Pfizer, Aché, Itaú, Citibank, Unimed, SKY, Samsung, Souza Cruz, dentre outras. Também é presidente do conselho administrativo Sociedade Brasileira de Fonoaudiologia.

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